Plus

Zeg maar dag tegen interne mail

Slack, een whatsapp voor bedrijven, maakt intern mailen overbodig en heeft al drie miljoen gebruikers. Drie Amsterdamse ondernemers vertellen waarom ook zij zijn overgestapt.

Volgens The Next Web-oprichter Boris Veldhuijzen van Zanten redde Slack zijn bedrijf Beeld .
Volgens The Next Web-oprichter Boris Veldhuijzen van Zanten redde Slack zijn bedrijfBeeld .

"Wij sturen al jaren geen mails meer naar elkaar. Nul komma nul." Ruben Timmerman vindt het vanzelfsprekend. In zijn bedrijf Springest, een leerplatform, maken ze volop gebruik van Slack, dat ruimte/speling (slack) geeft om mooiere/meer dingen te doen/te bedenken.

"Alle communicatie is nu verzameld op één plek. Door het gebruikersgemak van de applicatie raakte iedereen bij ons direct verslaafd. We hebben zelfs onze subsidieadviseur en externe advocaat uitgenodigd mee te doen."

Teamcommunicatie voor de 21ste eeuw, zo presenteert Slack zijn berichtendienst. Worden mails naar collega's daarmee overbodig? Als het aan Slack ligt wel. Make channels, not emails, zegt het bedrijf. Het is een soort whatsapp voor het bedrijfsleven: een chatprogramma, maar dan boordevol slimme extra's, die eenvoudig werken.

De app werkt op basis van berichtenkanalen, waarbinnen collega's in groepen informatie met elkaar kunnen uitwisselen. Rondom een project of klant, bijvoorbeeld. Daarnaast is het mogelijk om één-op-één met elkaar te chatten.

Tienduizenden teams maken sinds de lancering in 2013 gebruik van de dienst, die een gratis basisversie heeft, en extra opties voor een klein bedrag per persoon per maand. En Slack groeit: sinds januari dit jaar zijn er meer dan een miljoen dagelijkse gebruikers bijgekomen. De waarde van het bedrijf wordt geschat op ruim 2,8 miljard euro.

"Ik kan me bijna niet meer voorstellen hoe we voor de ingebruikname van Slack, nu anderhalf jaar geleden, met elkaar communiceerden," blikt Boris Veldhuijzen van Zanten, medeoprichter van mediabedrijf The Next Web, terug. Volgens hem heeft Slack zijn bedrijf min of meer gered.

"Ik vond het heel lastig om een eenheid te creëren. We hebben kantoren in Amsterdam, Londen, New York en India. Het gevaar is dat de cultuur van je bedrijf gekoppeld is aan een bepaalde locatie. Je zou Slack kunnen zien als 'het virtuele kantoor' van The Next Web, waarbinnen iedereen elkaar begrijpt en er veel ruimte is om lol te maken. Het heeft iets vrijblijvends, iets leuks. Er wordt nauwelijks meer intern gemaild."

Laagdrempelig
Volgens Matthijs Collard, oprichter van digitaal productontwerpbureau UNITiD, is het een uitkomst voor teams die op verschillende locaties werken. "Wij hebben kantoren in Amsterdam en Rotterdam, zijn vaak bij onze klanten en werken ook veel met ontwikkelaars in Wit-Rusland. Als een projectteam bij elkaar zit in dezelfde ruimte, praten we in real life met elkaar, maar zodra één iemand zich op een andere locatie bevindt gebruiken we Slack. We gebruiken het zelfs voor communicatie met onze klanten."

Volgens de ondernemers faciliteert het laagdrempelig gestroomlijnde interne communicatie. Want, zegt Veldhuijzen van Zanten, mail is helemaal niet geschikt om met veel mensen tegelijkertijd te communiceren. "Start je met acht man een projectgroep voor de organisatie van een evenement? Dan maak je in Slack een nieuw channel aan en begin je."

Alternatieven voor Slack

Basecamp
Waar Slack de mogelijkheid heeft om projectmanagementtools als Asana en Trello te integreren, heeft Basecamp teamcommunicatie en projectmanagement in één applicatie. Zo is er de mogelijkheid persoonlijke to-dolijstjes en taken te maken. Onder meer Adidas en het Wereld Natuur Fonds gebruiken het.

HipChat
HipChat lijkt veel op Slack: het is in de eerste plaats een chattool en heeft net als Slack veel integratiemogelijkheden. De ‘rooms’ binnen HipChat zijn te vergelijken met de ‘channels’ van Slack. Onder andere Expedia en Square­Space werken ermee.

Yammer
Yammer is een sociaal netwerk, een soort Facebook maar dan voor op de werkvloer. Medewerkers kunnen er profielen aanmaken en ideeën met elkaar bespreken. Yammer is onderdeel van Office 365 van Microsoft en daardoor een gemakkelijke aanvulling op andere ­Officediensten, zoals Outlook (mail). Grote ­bedrijven als Shell en KLM werken ermee.

De efficiëntie wordt versterkt door de integratie van veelgebruikte externe applicaties, zoals Google Drive, Dropbox (beide documentbeheer), Asana en Trello (beide projectmanagement). Veldhuijzen van Zanten: "Zelfs over de kleinste details is uitvoerig nagedacht." Timmerman: "Waar andere tools blijven hangen op een bepaald niveau, blijft Slack zich doorontwikkelen. Daardoor werken we continu beter, sneller en makkelijker."

Via de Slack API (application programming interface) is het bovendien mogelijk ook met andere software te 'praten'. Zo krijgt Timmerman via de salessoftware van Springest automatisch een bericht in een Slackkanaal als een nieuwe cursus is verkocht. En bij UNITiD hebben ze het channel 'Where is everybody' in het leven geroepen. Op basis van gps geeft een 'bot' (robot) automatisch een melding zodra een medewerker een kantoor binnenstapt.

Kanalen verlaten
Leidt dat dan niet ontzettend af, al die berichten? "Alles lezen wat binnenkomt, is simpelweg geen optie," geeft Veldhuijzen van Zanten toe. "Gelukkig kan iedereen per channel aangeven of meldingen aan- of uitstaan. En ik organiseer eens in de twee weken een uurtje, waarin ik iedereen binnen ons bedrijf stimuleer de kanalen te verlaten die niet langer relevant zijn. Anders blijft het aantal berichtenkanalen maar groeien. Een groep verlaten voelt toch een beetje als het uitmaken van een relatie."

Timmerman: "Bij Springest hebben we ongeveer veertig berichtkanalen. Die staan allemaal open, maar met verschillende instellingen. Ik heb het zo ingesteld dat ik er niet gek van word. Daarnaast hebben we met elkaar afgesproken dat we op Slack twee uur de tijd hebben om te reageren. En als iets kan wachten tot morgen, zetten we het niet in Slack. Gelukkig lopen we ook nog naar elkaar toe. Uiteindelijk kan het ons kantoor niet vervangen."

Op dit moment werken vooral internetbedrijven en start-ups ermee. Collard: "Veel bedrijven gebruiken al jaren een bepaald systeem. Zij voelen de noodzaak niet zo om dat te veranderen." Of Slack klaar is voor het grote publiek durft Timmerman niet te zeggen. "Dat maakt me ook niet uit. Als wij het kunnen gebruiken met de bedrijven waarmee we werken, ben ik blij. Misschien is het wel goed dat het niet probeert om het nieuwe Facebook te worden."

Meer over

Wilt u belangrijke informatie delen met Het Parool?

Tip hier onze journalisten


Op alle verhalen van Het Parool rust uiteraard copyright.
Wil je tekst overnemen of een video(fragment), foto of illustratie gebruiken, mail dan naar copyright@parool .nl.
© 2021 DPG Media B.V. - alle rechten voorbehouden