Nieuws

Offline, offline, offline: nieuwe zoekfunctie Stadsarchief werkt grotendeels niet

Het Stadsarchief is sinds vorige week over op een nieuwe website, waarop zoeken naar documenten eenvoudiger zou moeten zijn. Maar veel van de archieven ontbreken nog en er zijn geen scans beschikbaar.

De stand van zaken op de website van het Stadsarchief.

De Amsterdamse Kitty Nooy was al ruim een maand ‘keigoed bezig’ met een onderzoek naar Willem de Vlamingh in het Stadsarchief. De kinderboekenschrijver helpt een op Vlieland woonachtige vriend, die een boek over de Nederlandse zeeman en ontdekkingsreiziger uit de zeventiende eeuw schrijft.

Vlamingh woonde in Amsterdam, dus is er in de archieven veel over hem te vinden: Nooy is op zoek naar zijn trouwakte, duikt in de notariële archieven en kijkt of de zeeman is opgenomen in een vonnis. “Al die onderwerpen zijn voor het boek belangrijk,” aldus Nooy.

Maar ineens, op 2 januari aan het eind van de ochtend, lag de zoekfunctie van het archief eruit. “Niets was meer te vinden, ook niet de stukken die ik eerder al had opgeduikeld,” zegt Nooy. Het Stadsarchief werkt al een tijd aan een nieuw zoeksysteem, dat het vinden van documenten moet vergemakkelijken. Nooy: “Waarom moet per se worden overgegaan op een nieuwe functie, terwijl deze nog helemaal niet af is?”

Offline en geen scans

Op de website van het Stadsarchief is de stand van zaken te zien: een overzicht van de indexen en archieven die nog ontbreken. Offline, offline, offline: in totaal zijn 28 van de 42 archieven nog niet beschikbaar. Bij dertien archieven zijn alle registraties wel online te vinden, maar zijn de scans van documenten niet in te zien. Bij één archief is een deel van de registraties online gezet, maar eveneens zonder scans.

Nooy begrijpt er niets van. “Het oude systeem werkte nog prima en in dit systeem zijn minder archieven toegankelijk dan wel. Een medewerker vertelde me dat het misschien nog een hele maand duurt. Dat kan toch niet? Waar moeten mensen dan heen voor hun onderzoek? Je zet mensen nu een maand op non-actief. Naar het archief toe gaan heeft ook geen zin, want daar werken ze met hetzelfde systeem.”

De onderzoeker benadrukt dat ze het heel goed vindt dat het Stadsarchief het doorzoeken van alle documenten gemakkelijker maakt. Met de oude functie moest in elke box afzonderlijk worden gezocht naar documenten. “Dat is ontzettend veel werk,” zegt Nooy. “Zeker met een naam als Vlamingh, die op tig manieren kan worden geschreven. Straks moeten alle documenten over een persoon met één zoekterm boven komen.”

Maar dan moet het nieuwe systeem wel werken, vindt Nooy. “Je nodigt toch ook geen mensen uit in je nieuwe huis als er nog geen dak op zit?”

Kuren

Een medewerker van het Stadsarchief zegt niet precies te weten wanneer alle archieven weer online komen. “Ze zijn druk bezig alle documenten erop te zetten. Als het goed is, moet het deze of volgende week weer in orde zijn.” Waarom koste wat het kost moest worden overgegaan op de nieuwe functie terwijl deze nog niet werkt, kan ze niet zeggen. “Van het technische deel weet ik niet zoveel. Wel had het oude systeem kuren: er waren constant storingen.”

Volgens een andere medewerker die betrokken is bij het technische aspect van het nieuwe systeem is het ‘een beetje kort door de bocht’ om te zeggen dat het niet werkt. “Zeker negentig procent van alles staat online, de rest volgt deze of volgende week.” Hoe kan het dan dat niets vindbaar is? “Daar weet ik het fijne niet van. Maar je moet je voorstellen dat alle 40 miljoen documenten afzonderlijk zijn gekoppeld aan een scan en een beschrijving. Dat overzetten is een complexe zaak.”

Meer over

Wilt u belangrijke informatie delen met Het Parool?

Tip hier onze journalisten


Op alle verhalen van Het Parool rust uiteraard copyright. Linken kan altijd, eventueel met de intro van het stuk erboven.
Wil je tekst overnemen of een video(fragment), foto of illustratie gebruiken, mail dan naar copyright@parool .nl.
© 2020 DPG Media B.V. - alle rechten voorbehouden